打开“五大设施管理挑战”

上周我们确定了5大设施管理挑战。虽然识别这些挑战很好,但我们已经有许多来自读者的请求来提供一些附加信息和上下文。

你问......我们听到了你。

以下是与这些挑战相关的实际想法和评论。虽然我已经把我的大部分精力集中在“哦,太频繁了”服务不足的教会设施世界“解包”对其他垂直市场具有多个应用程序。

>挑战#5:供应商管理:向正确的供应商分配工作

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1。拥有良好的供应商致力于我们的设施很重要。他们有资格吗?你如何获得资格?你在哪里找到他们?电话簿?我们知道他们的费用结构是什么吗?您最后一次探索其他供应商是什么时候?应定期审查这些问题,以确保我们有合适的人员服务我们的设施需求。

2.您最后一次探索您的供应商的“真实”成本是什么时候?实际成本不仅包括来自供应商的发票,还包括定位供应商的成本,调度工作,协调与您的设施计划的活动,监督工作,检查已完成的工作,查看发票,支付发票,解决工作等等等问题的“回拨”问题等,您是否知道现场工作人员执行某些任务时的实际成本是多少?有一个现场工作人员解决特定的维修或绘画等,可能会似乎是有效的。但它真的是,或者你只是基于这些信息的一部分制作这一跳跃吗?那个人的工资是多少?劳动负担/福利的成本是多少?您还提供电脑,车辆,统一等项目吗?管理该人需要多少钱?最简单的任务是否需要更长时间才能完成,而不是在这笔交易中的付费专业人员执行的情况完成?了解这些是至关重要的真正的成本要确定您是否实际支付更多您实现的。

3.在您的网站上的所有供应商/在您的设施中具有保险至关重要。不仅知道供应商有保险很重要,那么拥有保险证明的副本并跟踪每个人的到期日更为重要。建议您在每个供应商处获得保险证书,包括一般责任,工人补偿,车辆以及伞骑手。这是教会在索赔和潜在的法律诉讼中对大量费用的保护。然后,您应该与过期日期的日志一起记录所有供应商。建议您要求供应商在到期之前为您提供更新证书的副本

>挑战#4:在没有足够可靠的数据的情况下进行更改

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1。一般来说……至少从我的经验来看……大多数教堂在跟踪与设施相关的实际成本方面做得很差。虽然我知道有些教堂保留了全职的专业设施管理人员测量机(计算机化维护管理系统)软件用于跟踪维护问题,维修,工作订单管理,预防性维护和历史数据检索手机上世界杯体彩怎么买,大多数人都没有。大多数教会使用电子表格,邮寄票据或合法垫,如果有的话。如果没有刻意和积极主动的追踪和投影设施问题,您无法留在未来的趋势之外甚至计划未来。(如果这感觉像是拍打......)

2.没有这种历史数据,我们怎么能现实地预测未来一年的预算呢?我们只是猜测吗?我们是否只在预算中投入足够的钱来解决创可贴问题,然后祈祷一切顺利?我们建议在你的预算过程中实施一个更积极和前瞻性的思考过程。但是,如果不清楚系统和组件的预期寿命,或者不知道维护设备的实际成本,就无法实现这种想法。

3.需要的数据远不止是历史数据……它也是实时的。你的团队需要多长时间来回应一个维修问题?我们是否要等待保管委员会或执事每月开一次会来处理这些问题?维修造成的停机时间有多长?这些时间对我们的部门有什么影响?我们是否有适当的系统和流程来减少停机时间?在教会“说话”中,我们通常不会考虑与停机时间有关的“成本”。如果我们经营一家酒店,空调坏了,或者我们拥有一家零售商店,管道淹没了大楼,我们可以确定停机每分钟、每小时、每一天给我们的财务底线带来的确切成本。那我们的事工的“永恒”底线呢?这难道不比一家零售店的损失更大吗?

>挑战#3:通过更少的资源获得更多工作葡萄牙土耳其比分直播

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1。我看到许多教堂在过去几年中减少了人员。大多数人都在商业/金融管理和设施相关人员领域。这意味着员工在这些削减之后留下的员工必须做得更多......更少的预算......资源减少....葡萄牙土耳其比分直播..少钱。然而,他们的组织预计要完成的工作水平或者他们的设施仍然存在,如果没有更好的情况。这是一个非常具有挑战性的杂耍行为。我遇到了几个FM,坦率地淹没了现在的战术责任水平,这些责任在他们的盘子上抢夺了他们(及其组织)从他们的战略思考和计划的能力。他们已成为“消防员”而不是经理。如果我们需要消防员...那么我们可以雇用他们的专业费用的成本......所以我们希望我们的管理员和FM员工真正做什么?每个部都需要询问和回答这个问题,并面对他们答案的现实和后果。

2.我是一个记录突出讨论和通信的坚定信徒。忙碌而不是记录所讨论的内容是很容易的,卖方对工作或预期的成本达成了什么是达成的商定或预期的成本。具有用于记录供应商交互的系统,该互动与历史跟踪的接口对于了解与供应商相关的问题至关重要;他们的绩效,成本及其可靠性,他们的保险。

3.供应商将来到......特别是在今天的经济环境中。您的面试,资格和利用新供应商是什么?你只是打电话让你的“手指走路?”我喜欢这个报价,“在你口渴之前挖掘你。”这也适用于此。有一个计划如何处理供应商转过来的(甚至正在做的教会成员离开教会的工作)。不要等到最后一分钟。

挑战#2:寻找延长现有资产寿命的方法

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1。对于许多教会和部委来说,这是一个掌握的真相。当时间变得艰难时,我们一般会削减或减少可能被称为“非部门必需品”的东西。这可能是员工职位,程序或可能的职能。草可能不会经常被削减。IT主任被解雇。决定从季度从季度到双年度改变HVAC预防性维护。无论项目如何,这些都是首先切割的项目类型。另一方面,当我们在一个上升并且我们领先于预算时,并拥有多余的现金,大多数教会都不会停止并考虑建立资本储备账户或审查他们的生命周期成本项目(好像他们有那些无论如何)或增加维护预算。我们立即认为,我们应该添加更多的部门工作人员或看一座新建筑(即使我们的旧建筑也没有得到很好的维护)。 Again – don’t misunderstand – we need to add staff and add facilities and the like. However, we need to balance that with the need to maintain the tools and resources God has entrusted to us.

2.正如我之前所示的那样,大多数教会都没有良好的系统或过程,用于跟踪预防性维护的实际成本。如果您不跟踪和记录生命周期成本和预防性维护的成本(PM)与维修,您将如何确定您是否在维修时花太多?您将如何能够确定每年1000美元的PM是否可以通过说5年来延长资产的生命。例如,如果您每年花1000美元延长10吨HVAC单位的生命(那将具有约20,000美元的替代成本),这将是明智的管理吗?但如果你没有从那个角度看你的资产,你将如何了解。我相信你已经听说过“知识是力量”的说法。在这种情况下,知识如果不仅仅是“权力”,它就是明智的管理。

>挑战#1:省钱

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1。在过去的一年里,有多少次你打电话给供应商解决一个问题,后来发现是错误的供应商,结果你不得不打电话给别人?即使第一个供应商是错误的,你也必须支付两家公司吗?“我们把天花板的瓦片弄脏了,所以一定是屋顶漏了。”这是教会领袖经常重复的说法。虽然屋顶有泄漏的可能,但也可能是管道泄漏或消防洒水车泄漏或暖通空调冷凝排/盘泄漏。为了知道谁是正确的供应商,以便您只支付right服务的费用,您的设施团队必须能够识别和评估这些问题,并根据评估做出决定。现在,我并不是建议你(或任何与此相关的人)每次都能做对,但如果你能减少哪怕一个服务电话,就能真正省下一大笔钱。

2.保修电话可能是一个真正的刺激…特别是如果你的供应商没有达到他们承诺提供的保证。但如上所述,谨慎和勤勉地了解哪些劳动力和材料是在保修期内,可以为教会节省实实在在的美元。保修项目不仅与新建筑或新设备有关,尽管这是最常见的。除非有明确的书面同意,大多数在维修服务中进行的劳动都应该有一定程度的保证。当供应商给你报价并且你同意使用他们的服务时,要求他们在你们双方签署的报价中包括他们的保修条款。以书面写作!!!!虽然口头保修“可能”在法律争斗中举起,但书面总是更好,并为您提供文件,以便与供应商或可能的供应商/制造商执行保修。不要屈服并支付保证工作,因为它太麻烦了。您必须有紧急情况,您必须涉及另一个供应商来纠正这种情况,但保留记录或尝试将该问题与认证的供应商一起解决问题以及在紧急情况下,在执行的供应商和工作中收取这些基金的费用以及您的费用通过了。再次,这些是上帝委托给我们的资源.葡萄牙土耳其比分直播.....不要轻视他们。

以上只是触及了FM每天面临的挑战的表面。把这些资源托付给他们是一项巨大的责任。葡萄牙土耳其比分直播是故意的!

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